Всички знаем какво е лоша среща. Отивате към конферентната зала, но нямате представа за какво е тази среща. Докато сте там, се питате: “Защо изобщо съм тук?”. Разговорът се губи в детайли или пък се отклонява в тотално различна посока. Срещата се проточва, въпреки че е трябвало да приключи преди 20 минути. В залата има много хора, но от никого от тях не зависи вземането на решение. След срещата не се чувствате по-близо до отговорите, които сте търсили. Тръгвате си без да сте сигурни дали нещо е било решено.

Ето и няколко начина да се преборите с тези проблеми. Това са умения, които ще ви служат през цялата ви кариера.

1. Имате ли нужда от среща?
Преди всяка среща, запитайте се дали целта ви може да се осъществи по-лесно чрез имейл или телефонно обаждане. Ако е така, избягвайте да организирате среща – пестете своето време и времето на другите.

Поставяне на очаквания преди срещата

2. Определете целта.
Първата стъпка към добрата среща е в дефинирането на основната цел. Това е вашето “Защо?”. Целта ще помогне разговорът да остане фокусиран, освен това ще знаете дали срещата е била успешна.

Ако сте сигурни, че е необходима среща, определете нейната цел. Повечето срещи принадлежат на една от четири категории, всяка от които има различна цел:

Вземане на решение: целта е да се вземе решение, което да доведе до действие.
Споделяне на информация: целта е осведоменост на по-голяма група хора по даден въпрос.
Решаване на проблем: целта е да се обсъдят начини за решаване на даден проблем и да се създаде план на действие.
Дискусия: целта е да се обменят гледни точки по определена тема.

3. Съставете дневен ред
Неясните дискусии по някоя тема рядко постигат някакъв резултат, а дневният ред ще осигури включването на специфични аспекти, необходими за постигане на целта на срещата. В същото време, ще информира и ще зададе очаквания на присъстващите. Това е вашето “Какво?” на срещата.
Дневният ред трябва да има само няколко компонента. Те са достатъчни, стига да е ясно как всеки от тях е свързан с желания краен резултат. Нека целите ви са конкретни и ясни.

4. Направете я кратка.
Срещите ви трябва да са достатъчно дълги, но възможно най-сбити. Оставете пет минути в края, за да обобщите и да планирате следващите стъпки.

5. Поканете правилните хора.
Преди да изпратите покана, отделете малко време да обмислите кой трябва да присъства. Изкушаващо е да включите повече хора, но понякога това прави срещите по-трудни. Помислите за минималния брой хора, от които се нуждаете, за да постигнете целта на срещата. Уверете се, че хората, които са ключови, са наясно със своите роли.

6. Разпространете материалите.
В допълнение към поканата, която посочва целта и дневния ред, изпратете и необходимите материали поне един ден по-рано. Това позволява на присъстващите да се подготвят за дискусията и е възможност да им напомни за целите на срещата.

Запазване на фокус по време на срещата

7. Започнете и приключете навреме.
Управлението на времето е основен аспект при воденето на продуктивни срещи. Започнете и завършете навреме, като следите дневния ред и оставащото време.

8. Водете разговора и управлявайте прекъсванията.
Това са може би най-предизвикателните стъпки във воденето на среща, особено ако не сте най- висшестоящият в стаята. Вашата роля е да поддържате разговора фокусиран, така че да постигнете целите си.
Полезна техника за водене на дискусия и да записвате важните неща на дъска и да ги отбелязвате като последващи точки от дневния ред или пък като част за друга среща. Можете да кажете: “Тъй като това е извън дневния ни ред днес, нека да го запиша за следващата ни среща”. По този начин, присъстващите ще се почувстват чути, но няма да се отклонявате и да нарушавате плана си.

9. Обобщете решенията и следващите стъпки.
Водете си бележки по време на срещата. Приключете с обобщение на основните точки и решения, както и всички последващи стъпки, на които сте се съгласили.

Проследяване след срещата

10. Изпратете на всички разбора от срещата
Записките ви ще са основа на разбора, който ще изпратите на всички участници, обобщавайки точките на разговора, взетите решения, следващите стъпки и въпроси за обсъждане в бъдещи срещи. Уверете се, че включвате отговорен човек и краен срок за следващите стъпки. Изпратете всичко до 24 часа след края на срещата. Ако нищо не е написано, може и да не постигнете никакъв резултат.

11. Проследете задачите
Последно, но не и по важност, проследете индивидуално всяка задача, ако това е необходимо.

Дори да не сте отговорен/а за воденето на срещи, използвайте тези насоки, за да поведете разговора в посока, която ще направи срещите ви много по-ефективни.